Kleinunternehmerregelung 2025: Das gilt jetzt

Was ist die Kleinunternehmerregelung? (§19 UStG neu)

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Umsatzsteuerbefreiung für kleine Betriebe und Solo‑Selbstständige. Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und hast weniger Bürokratie. Im Gegenzug ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen – du bekommst also die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen nicht vom Finanzamt zurück.

Seit 2025 ist §19 UStG modernisiert: Entscheidungsgrundlage sind nun zwei klare Umsatzgrenzen – 25.000 € fürs Vorjahr und 100.000 € fürs laufende Jahr. Bleibst du darunter, kannst du die Befreiung nutzen. Überschreitest du 100.000 € im laufenden Jahr, greift die Fallbeil-Regel: Ab dem Überschreiten bist du regelbesteuert.

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Buchführungspflichten und die Pflicht zu ordentlichen Rechnungen bleiben bestehen. Du bist weiterhin ein vollwertiger Unternehmer, nur ohne Umsatzsteuerpflicht – solange du die Grenzen einhältst.

Umsatzgrenzen 2025: 25.000 € Vorjahr und 100.000 € laufendes Jahr

Die Spielregeln sind einfach: Hattest du im Vorjahr maximal 25.000 € Umsatz (inklusive steuerfreier, aber nicht befreiter Umsätze, z. B. innergemeinschaftliche Leistungen je nach Fall), und planst im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 €, darfst du die Kleinunternehmerregelung anwenden. Maßgeblich ist der tatsächlich vereinnahmte Umsatz nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Prinzip). Rabatte, Skonti und Gutschriften mindern den Umsatz.

Die 100.000‑€‑Grenze ist eine absolute Obergrenze. Sobald du sie im laufenden Jahr überschreitest, bist du ab diesem Moment in der Regelbesteuerung. Es gibt keinen gleitenden Übergang mehr, sondern einen klaren Cut. Plane also vorausschauend – insbesondere bei Saisongeschäft, Launches oder großen Einzelaufträgen.

Neugründung: 25.000 € gilt ohne Hochrechnung

Gute Nachrichten für Gründer: Bei Neugründungen wird die 25.000‑€‑Grenze im Gründungsjahr nicht hochgerechnet. Du musst also nicht befürchten, dass ein guter Startmonat dich per Schätzung aus der Regel wirft. Entscheidend ist, ob du im Gründungsjahr die 100.000‑€‑Grenze reißt. Bleibst du darunter, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen – und im Folgejahr zählt dann der Vorjahresumsatz (also dein erstes Jahr) gegen die 25.000 €.

Praktisch heißt das: Du hast in den ersten Monaten Planungssicherheit, solange du deine Umsätze realistisch verfolgst. Aber Achtung: Hohe Einmaldeals oder Launches Richtung Jahresende können dich schneller über 100.000 € heben, als dir lieb ist.

Fallbeil-Regel: Sofortiger Wechsel bei >100.000 €

Sobald dein kumulierter Jahresumsatz die 100.000 € überschreitet, bist du ab diesem Zeitpunkt regelbesteuert. Der Umsatzanteil, der über die Grenze geht, ist umsatzsteuerpflichtig – und zwar sofort. Ab diesem Tag musst du Umsatzsteuer auf neuen Rechnungen ausweisen, in der Regel 19 % (oder 7 % je nach Leistung). Vorher ausgestellte KU‑Rechnungen bleiben gültig; eine rückwirkende Änderung für bereits zu Recht ohne USt ausgestellte Belege ist nicht nötig.

Das Fallbeil ist gnadenlos, aber vorhersehbar: Mit einem Umsatzmonitor (siehe Extra‑Tipp) hast du die Schwelle im Blick und steuerst Angebot, Lieferzeitpunkte oder Rechnungsstellung, um die Grenze nicht versehentlich zu reißen.

Wer darf die Regel nutzen? Einheitsunternehmen, Rechtsformen, Sonderfälle

Die Kleinunternehmerregelung gilt unternehmensbezogen, nicht tätigkeitsbezogen. Das heißt: Du bist ein einheitliches Unternehmen mit allen deinen Tätigkeiten. Es spielt keine Rolle, ob du nebenbei noch ein zweites Gewerbe hast oder freiberuflich tätig bist – die Umsätze werden zusammen betrachtet.

Sonderfälle sind Leistungen, die ohnehin umsatzsteuerfrei sind (z. B. medizinische Heilbehandlungen, bestimmte Bildungsleistungen): Sie zählen in der Regel für die Grenze mit, berechtigen aber nicht zum Vorsteuerabzug. Ebenso besonders: Reverse-Charge-Sachverhalte und innergemeinschaftliche Erwerbe – hier kann trotz KU‑Status eine Meldungspflicht entstehen.

Mehrere Tätigkeiten/Gewerbe: Umsätze werden addiert

Alle Umsätze deines Unternehmersubjekts werden konsolidiert. Hast du einen Online‑Shop, bietest Coaching an und vermietest nebenbei Equipment, zählt die Summe. Ein künstliches Aufsplitten, um die Grenzen zu umgehen, funktioniert nicht. Auch Einnahmen aus verbundenen Tätigkeiten (z. B. Gewerbe + Nebentätigkeit als Freiberufler) werden zusammengerechnet, wenn du als dieselbe Person oder Einheit auftrittst.

Gibt es getrennte Rechtsträger (z. B. du als natürliche Person und zusätzlich deine eigene GmbH), sind es getrennte Unternehmen – dann gelten die Grenzen jeweils pro Unternehmen.

GbR, UG, GmbH und Freiberufler

Die Kleinunternehmerregelung ist rechtsformneutral. Sie gilt für Einzelunternehmer, Freiberufler, die GbR und sogar Kapitalgesellschaften wie UG und GmbH, sofern die Umsatzgrenzen eingehalten werden. In der Praxis wählen GmbHs seltener den KU‑Status, weil Kunden oft Vorsteuerabzug erwarten und weil Investitionen bei Kapitalgesellschaften meist höher sind. Für Freiberufler und Solo‑Gewerbe mit B2C‑Fokus ist die Regel dagegen häufig attraktiv.

Achte bei Personengesellschaften (GbR) darauf: Die Grenzen beurteilen sich für die Gesellschaft als eigenes Unternehmen, nicht für die Gesellschafter einzeln.

Vor- und Nachteile auf einen Blick

Die Kleinunternehmerregelung ist kein „free lunch“. Sie schafft Bürokratie‑Erleichterung, kostet aber Vorsteuer. Ob sie passt, hängt stark von deiner Kundschaft und deinen Investitionsplänen ab.

• Vorteile: Weniger Verwaltungsaufwand (keine USt‑Voranmeldungen), Cashflow‑Vorteil bei B2C‑Preisen (du kannst oft brutto günstiger anbieten), einfache Rechnungen ohne Umsatzsteuer, keine Vorfinanzierung der Umsatzsteuer, leichter Start bei Gründung.

• Nachteile: Kein Vorsteuerabzug (Investitionen sind effektiv teurer), B2B‑Nachteile (deine Preise sind im Einkauf für Firmen unattraktiver), strenges Fallbeil über 100.000 €, erhöhte Planungsanforderungen, mögliche Verwirrung bei EU‑Leistungen/Reverse Charge, 5‑Jahres‑Bindung bei freiwilligem Verzicht.

Rechnungsstellung für Kleinunternehmer: Pflichtangaben & Formulierungen

Als Kleinunternehmer erstellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Trotzdem gelten die allgemeinen Pflichtangaben (§14 UStG): dein Name und Anschrift, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Leistungsbeschreibung, Entgelt. Der Steuersatz entfällt – stattdessen kommt der Hinweis auf §19 UStG.

Zahle auf klare Leistungsbeschreibungen und nachvollziehbare Preise ein. Ärgerlich – und teuer – wird es, wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausweist. Das löst eine Steuerschuld nach §14c UStG aus. Dann musst du berichtigen und ggf. die zu Unrecht ausgewiesene Steuer ans Finanzamt abführen.

Hinweistext nach §19 UStG und Kleinbetragsrechnungen

Für reguläre Rechnungen reicht eine kurze Formulierung wie: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alternativen sind „Kein Ausweis von USt nach §19 UStG“ oder „USt‑befreit als Kleinunternehmer §19 UStG“. Wichtig ist die Eindeutigkeit. Bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten oder Reverse Charge nutzt du zusätzlich die entsprechende Rechtsgrundlage.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügt ein abgespeckter Umfang: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und – normalerweise – Steuerbetrag/Steuersatz. Als KU entfällt Steuersatz/Steuerbetrag; füge dennoch den §19‑Hinweis ein, damit der Empfänger nicht nachfragt.

Wechsel: In die Regelbesteuerung und zurück

Es gibt zwei Wege aus der Kleinunternehmerregelung: freiwilliger Verzicht (Option zur Regelbesteuerung) oder Zwangswechsel beim Überschreiten der Grenzen. Zurück kommst du, wenn du in einem Jahr unter 25.000 € liegst und nicht an eine Verzichtsbindung gekettet bist.

Die Entscheidung wirkt nicht nur steuerlich, sondern auch strategisch: Bei vielen Investitionen und B2B‑Kundschaft ist die Regelbesteuerung oft sinnvoll. Bei B2C, geringen Kosten und glatten Preissignalen punktet die KU‑Regel.

Freiwilliger Verzicht: 5‑Jahres-Bindung

Du kannst jederzeit zu Jahresbeginn (oder zur Gründung) auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und in die Regelbesteuerung wechseln. Dieser Schritt bindet dich für mindestens fünf Kalenderjahre. Erst nach Ablauf der Bindung kannst du – bei passenden Umsätzen – wieder zur KU wechseln. Der Verzicht erfolgt gegenüber dem Finanzamt, meist im Rahmen der Fragebögen zur steuerlichen Erfassung oder formlos schriftlich.

Plane diesen Schritt gezielt: Investitionsjahre sind oft ideal für den Verzicht, weil der Vorsteuerabzug deine Netto‑Kosten deutlich senkt. Stimmen Kundensegmente und Margen, kannst du nach der Bindung – und geeigneter Umsatzentwicklung – wieder in die KU zurück.

Überschreiten der Grenzen: Was passiert wann?

Überschreitest du im Vorjahr die 25.000 €, startest du im Folgejahr automatisch in der Regelbesteuerung. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, wechselst du ab diesem Zeitpunkt sofort in die Regelbesteuerung (Fallbeil). Bereits erbrachte Leistungen bleiben so, wie sie waren; für neue Leistungen/Rechnungen gilt die Umsatzsteuerpflicht. Prüfe laufende Verträge: Sind Bruttopreise vereinbart, mindert die Umsatzsteuer deine Marge. Mit Nettopreisen kannst du sauber umstellen.

Steuer- und Meldepflichten: Was entfällt, was bleibt

Als Kleinunternehmer entfallen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Abführung der Umsatzsteuer. Auch eine reguläre Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist grundsätzlich nicht abzugeben. Achtung jedoch auf Sonderfälle, in denen trotz KU‑Status Pflichten entstehen.

Buchführung, Aufbewahrung, Einnahmen‑Überschuss-Rechnung (oder Bilanz bei Buchführungspflicht), Einkommensteuererklärung, Gewerbesteuer (falls gewerblich) – all das bleibt. Zudem musst du die Beleg‑ und Rechnungspflichten erfüllen, inklusive ordnungsgemäßer Nummernkreise, Leistungszeitpunkte und sauberer Aufzeichnungen.

UStVA/Jahreserklärung, §18 Abs. 4a UStG, E‑Rechnungsempfang

Nach §18 Abs. 4a UStG kann es trotz KU‑Status Meldepflichten geben, z. B. bei innergemeinschaftlichen Erwerben, Reverse‑Charge‑Leistungen aus dem Ausland oder wenn du als Leistungsempfänger die Steuer schuldest. Dann sind Voranmeldungen in den betroffenen Zeiträumen fällig. Prüfe außerdem die Zusammenfassende Meldung bei bestimmten EU‑Leistungen.

Ab 2025/2026 rollt die E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich stufenweise an. Als Kleinunternehmer musst du selbst vorerst keine E‑Rechnung ausstellen, aber du musst E‑Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Richte dir einen E‑Rechnungs‑Kanal (z. B. Peppol oder kompatible Software) ein, damit du mit größeren B2B‑Kunden compliant bleibst.

EU‑Kleinunternehmerregelung (§19a UStG): So funktioniert’s

Mit §19a UStG kannst du als deutscher Kleinunternehmer die nationale USt‑Befreiung in anderen EU‑Mitgliedstaaten nutzen – ohne separate lokale Registrierung. Das lohnt sich für Micro‑Exports in mehrere EU‑Länder. Du meldest dich zentral beim BZSt an, erhältst eine KU‑Identifikationsnummer und meldest deine Umsätze pro Land über ein Portal.

Voraussetzungen: Du bist in Deutschland Kleinunternehmer, machst EU‑weit zusammen maximal 100.000 € Umsatz mit den betroffenen Leistungen und erfüllst die lokalen Definitionsvoraussetzungen. Die Regel deckt bestimmte B2C‑Leistungen und Lieferungen ab; komplexe B2B‑ oder spezielle Sektoren können ausgenommen sein. Prüfe, ob deine Leistungen darunterfallen.

KU‑IdNr., BZSt‑Portal, Quartalsmeldungen, 100.000 € EU‑weit

Die Registrierung erfolgt über das BZSt‑Portal. Nach der Prüfung erhältst du eine KU‑IdNr., mit der du deine Befreiung EU‑weit „mitnimmst“. Du gibst Quartalsmeldungen mit Ländersplitting ab – ähnlich wie OSS, nur für die KU‑Befreiung. Wichtig ist die EU‑weite 100.000‑€‑Grenze: Sie bezieht sich auf die durch §19a abgedeckten Umsätze in allen beteiligten Staaten zusammen. Überschreitest du sie, endet die Anwendung, und du kannst registrierungspflichtig werden oder in OSS/Regelverfahren wechseln.

Praxisnah: Für kleine digitale Services, Coachings oder Kleinwarenverkäufe an Verbraucher in mehreren EU‑Ländern kann §19a die Hürde eines Multi‑State‑Setups deutlich senken.

Praxisbeispiele: B2C vs. B2B, Investitionen, Gründung

Stell dir vor, du verkaufst Online‑Kurse an Privatkunden (B2C). Deine Kosten sind gering, Marketing ist organisch. Mit der Kleinunternehmerregelung bleibst du preislich attraktiv, weil deine Bruttopreise netto sind. Dein Publikum vergleicht Endpreise – perfekt.

Anderes Bild im B2B‑Designstudio: Deine Kunden sind vorsteuerabzugsberechtigt. Als KU wirkst du teurer, weil deine Preise nicht netto fakturierbar sind. Hier ist die Regelbesteuerung meist vorteilhaft – besonders, wenn du Software‑Abos, Hardware und Freelancer einkaufst und dadurch viel Vorsteuer ziehen kannst.

Gründung mit hohen Investitionen? Beispiel Fotografin: Kamera‑Setup 12.000 € brutto, Studio 8.000 € brutto. Als Kleinunternehmerin bleibt die Umsatzsteuer Kostenblock. Entscheidest du dich freiwillig für Regelbesteuerung, ziehst du die Vorsteuer und senkst deine Netto‑Kosten spürbar. Nach 5 Jahren – wenn die Umsätze passen – kannst du in die KU zurückkehren.

Achtung Fallbeil: Du betreibst einen Shop und liegst im Oktober bei 95.000 €. Eine Black‑Friday‑Aktion schiebt dich auf 104.000 €. Ab dem überschrittenen Umsatz musst du USt ausweisen. Saubere Planung, Splitting von Lieferzeitpunkten oder das Verschieben großer Deals auf Januar kann hier viel retten.

Checkliste: Passt die Kleinunternehmerregelung zu mir?

• Dein Fokus ist B2C, und Endpreise sind kaufentscheidend – du möchtest brutto günstig auftreten.

• Deine Investitionen und laufenden Kosten sind gering, der Vorsteuerabzug wäre kaum spürbar.

• Du erwartest Umsätze unter 100.000 € und kannst dein Wachstum planbar steuern.

• Du willst Bürokratie sparen: keine USt‑Voranmeldungen, einfache Rechnungen.

• Du arbeitest wenig mit EU‑Reverse‑Charge und komplexen grenzüberschreitenden Fällen.

• Du kannst einen Umsatzmonitor führen und Schwellen aktiv managen.

• Deine Kundschaft ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt (Privat, Vereine, Kleinkunden).

• Du planst keine großen Investitionsjahre – oder legst diese bewusst in die Regelbesteuerung.

Extra-Tipp: Umsatzmonitor live führen (Fallbeil vermeiden)

Der smarteste KU‑Hack 2025 ist ein Live‑Umsatzmonitor. Richte dir ein Dashboard ein (z. B. Google Sheets, Notion, DATEV‑Export), in dem alle vereinnahmten Umsätze tagesgenau landen. Setze Alarmstufen bei 90 %, 95 % und 99 % der 100.000‑€‑Grenze.

Schritt 1: Verbinde Konto und Payment‑Provider, damit Einnahmen automatisch importiert werden.
Schritt 2: Kategorisiere Umsätze (deutschlandweit, EU, Drittländer), prüfe Grenzbezug.
Schritt 3: Plane Auftragsannahmen und Lieferzeitpunkte. Wenn 95 % erreicht sind, prüfe Preisstrategie und Timing: Kann eine Lieferung in den Januar? Darf ein Teilauftrag früher abgerechnet werden?
Schritt 4: Dokumentiere deine Entscheidungen, damit du später sauber nachweisen kannst, warum du wann wie abgerechnet hast.

Mit diesem Setup nimmst du dem Fallbeil den Schrecken und behältst deine Bruttomarge im Griff.

Extra-Tipp: Hybrid-Strategie für Investitionsjahre planen

Wenn du große Anschaffungen planst, nutze eine Hybrid‑Strategie: Wechsle gezielt in ein Regelbesteuerungsjahr, zieh die Vorsteuer für Investitionen, Software, Ausbau und Fahrzeuge, und kehre – nach Bindungsfrist und passenden Umsätzen – zur KU zurück. Das erfordert Timing und saubere Prognosen.

Schritt 1: Erstelle eine 24‑Monats‑Planung für Umsätze, Investitionen und Liquidität.
Schritt 2: Prüfe, ob der 5‑Jahres‑Verzicht jetzt Sinn ergibt – oder ob du besser wartest.
Schritt 3: Kommuniziere deinem Markt Nettopreise und USt transparent, damit es keine Preisschocks gibt.
Schritt 4: Nach dem Investitionsfenster die Umsätze ggf. drosseln oder neu strukturieren, um wieder unter 25.000 € (Vorjahr) und unter 100.000 € (laufendes Jahr) zu kommen.

Mit Bedacht geplant, sparst du Vorsteuer im fünfstelligen Bereich – ohne langfristig auf die KU‑Vorteile zu verzichten.

Extra-Tipp: EU‑KU smart nutzen für Micro‑Exports

Wenn du kleine EU‑Umsätze in mehrere Länder hast (z. B. digitale Produkte, Coaching, Mini‑Lieferungen), kann die EU‑Kleinunternehmerregelung (§19a) ein echter Booster sein. Du nutzt deine deutsche Befreiung EU‑weit, ohne dich in jedem Land zu registrieren. Die Administration läuft zentral über das BZSt mit Quartalsmeldungen – übersichtlich und skalierbar.

Setze dir eine eigene EU‑Umsatzampel: Tracke pro Land und insgesamt, ob du dich der 100.000‑€‑EU‑Grenze näherst. Prüfe regelmäßig, ob deine Leistungen im Zielland tatsächlich von §19a gedeckt sind. Und halte die Dokumentation (Leistungsort, Kundenart, Belege) sauber – damit du bei einer Prüfung gelassen bleibst.

FAQ: Schnellcheck für Gründer und Umsteiger

Wer gilt 2025 als Kleinunternehmer?

Wer im Vorjahr ≤25.000 € umgesetzt hat und im laufenden Jahr ≤100.000 € bleibt; bei Gründung gilt die 25.000‑€‑Grenze ohne Hochrechnung. Damit hast du einen klaren Rahmen: Vorjahr klein halten, laufendes Jahr aktiv steuern – dann bist du in §19 UStG sicher unterwegs.

Was passiert beim Überschreiten von 100.000 €?

Der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist sofort regelbesteuert; ab dann stellst du Rechnungen mit USt. Bereits als KU korrekt abgerechnete Leistungen bleiben unangetastet, aber alle neuen Vorgänge sind umsatzsteuerpflichtig.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben?

Grundsätzlich nein; in Sonderfällen nach §18 Abs.4a UStG (z. B. Reverse Charge) oder bei Aufforderung ja. Prüfe EU‑Leistungen, digitale Dienste und ausländische Eingangsleistungen besonders sorgfältig.

Darf ich Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Ein Ausweis führt zur Steuerschuld nach §14c UStG und muss berichtigt werden. Der sicherste Weg ist ein klarer §19‑Hinweis und eine Rechnungssoftware, die den USt‑Ausweis technisch verhindert.

Wie formuliere ich den Hinweis auf der Rechnung?

Zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Der Satz sollte gut sichtbar bei den Summen stehen, damit Kunden und Buchhaltung sofort verstehen, dass kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Der Verzicht bindet dich mindestens 5 Jahre an die Regelbesteuerung. Plane diesen Schritt mit einem Investitions‑ oder Wachstumsfenster, damit sich der Vorsteuerabzug maximal lohnt.

Zählen mehrere Tätigkeiten getrennt?

Nein. Alle Umsätze eines Unternehmers bilden ein einheitliches Unternehmen und werden addiert. Nur rechtlich eigenständige Unternehmen (z. B. zusätzliche GmbH) werden separat betrachtet.

Was ist die EU‑Kleinunternehmerregelung?

Sie erlaubt die Nutzung nationaler KU‑Befreiungen in anderen EU‑Staaten via BZSt‑Registrierung und KU‑IdNr., solange EU‑weit ≤100.000 €. Ideal für Micro‑Exports, wenn du keine lokale Registrierung möchtest.

Bin ich zur E‑Rechnung verpflichtet?

Erstellen müssen du als KU keine E‑Rechnung, aber du musst E‑Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Richte frühzeitig einen E‑Rechnungs‑Kanal ein, um mit B2B‑Kunden kompatibel zu bleiben.

Lohnt sich die KU‑Regel bei hohen Investitionen?

Meist nicht, da kein Vorsteuerabzug möglich ist; Option zur Regelbesteuerung kann vorteilhaft sein. Rechne das Nettoszenario durch – oft ist der Vorsteuerhebel entscheidend.

Kurzfazit: Die Kleinunternehmerregelung 2025 ist dank klarer 25.000/100.000‑Grenzen übersichtlich – aber nur mit aktivem Umsatz‑Monitoring wirklich entspannt. B2C‑Fokus und niedrige Kosten? Go KU. B2B‑Kunden und Investitionen? Plane den Wechsel zur Regelbesteuerung – und komm später, wenn passend, wieder zurück. So nutzt du die Freiheit ohne Fallen.