Kündigung Fitnessstudio Vorlage: Musterbrief zum Download

Kurzüberblick: Wann und wie kündigen?

Wenn du dein Fitnessstudio kündigen willst, zählen zwei Dinge besonders: Frist einhalten und Zugang nachweisen. Für die ordentliche Kündigung gilt die im Vertrag definierte Kündigungsfrist (häufig 1–3 Monate zum Laufzeit‑ oder Monatsende). Bei neueren Verträgen (ab 2022) verlängern viele Studios nach der Erstlaufzeit nur noch auf unbestimmte Zeit, dann reicht meist eine 1‑monatige Kündigungsfrist.

Eine wirksame Kündigung braucht in der Regel nur Textform: Du darfst per E‑Mail, Brief, Einschreiben oder per persönlicher Übergabe kündigen. Wichtig ist, dass du deine Identität klar erkennbar machst (Name, Adresse, Mitgliedsnummer) und den Zugang belegen kannst (z. B. Sendebeleg, Empfangsbestätigung). So vermeidest du Missverständnisse und unnötige Zusatzkosten.

Ordentliche vs. außerordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung beendet deinen Vertrag fristgerecht zum vorgesehenen Termin. Du hältst die vertragliche Frist ein und nennst das nächstmögliche Vertragsende. Das ist der Standardweg, wenn keine besonderen Gründe vorliegen und du einfach ordnungsgemäß aussteigen möchtest.

Die außerordentliche Kündigung greift, wenn dir ein Festhalten am Vertrag unzumutbar ist. Typische Gründe sind eine dauerhafte Krankheit, ein Umzug in eine andere Stadt ohne zumutbare Studioalternative oder schwerwiegende Vertragsverstöße des Studios (z. B. erhebliche, nicht angekündigte Angebotskürzungen). Hier brauchst du Nachweise (Attest, Meldebescheinigung, Dokumentation), und du kündigst fristlos oder mit kurzer Frist ab Kenntnis des Grundes. Prüfe jeweils die vertraglichen Regelungen und sammle Belege, damit deine Sonderkündigung rechtssicher ist.

Musterbrief zum Download (PDF & Word)

Nutze folgende kostenlose Kündigungsvorlage. Kopiere den Text in dein Textprogramm (Word/Google Docs), fülle die Felder aus, speichere als PDF und versende per E‑Mail oder Post. Für eine Sonderkündigung findest du darunter eine angepasste Variante.

Muster Kündigung Fitnessstudio (ordentlich)

Vor- und Nachname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
E‑Mail-Adresse
Telefon (optional)

Name des Fitnessstudios
z. Hd. Mitgliederverwaltung
Straße und Hausnummer
PLZ Ort

Ort, Datum

Betreff: Kündigung meines Fitnessstudiovertrags, Mitgliedsnummer [XXX]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich meinen Fitnessstudiovertrag mit der Mitgliedsnummer [XXX] ordentlich zum nächstmöglichen Termin. Sollte der genannte Termin nicht zutreffen, kündige ich hilfsweise zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Bitte bestätigen Sie mir schriftlich das Beendigungsdatum und die Einstellung der SEPA‑Abbuchungen nach Vertragsende. Meine aktuelle Anschrift und Kontaktdaten entnehmen Sie bitte dem Briefkopf.

Mit freundlichen Grüßen

[Handschriftliche Unterschrift bei Postversand]
[Vor- und Nachname]

— Ende Vorlage —

Muster Sonderkündigung Fitnessstudio (außerordentlich)

Vor- und Nachname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
E‑Mail-Adresse
Telefon (optional)

Name des Fitnessstudios
z. Hd. Mitgliederverwaltung
Straße und Hausnummer
PLZ Ort

Ort, Datum

Betreff: Außerordentliche Kündigung meines Fitnessstudiovertrags, Mitgliedsnummer [XXX]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich meinen Fitnessstudiovertrag mit der Mitgliedsnummer [XXX] aus wichtigem Grund gemäß § 314 BGB außerordentlich. Der Kündigungsgrund ist: [z. B. dauerhafte sportmedizinische Trainingsunfähigkeit / Umzug an einen neuen Wohnort ohne zumutbare Studioalternative (Entfernung > 30 km) / erhebliche Vertragsänderungen].

Die entsprechenden Nachweise (z. B. ärztliches Attest / Ummeldebestätigung / Dokumentation) füge ich bei. Ich bitte um schriftliche Bestätigung der Vertragsbeendigung zum [Datum] sowie der sofortigen Einstellung weiterer Abbuchungen.

Mit freundlichen Grüßen

[Handschriftliche Unterschrift bei Postversand]
[Vor- und Nachname]

— Ende Vorlage —

Schritt 1: Kopiere die passende Vorlage und fülle alle Platzhalter aus.
Schritt 2: Speichere als PDF und versende per E‑Mail oder Post.
Schritt 3: Bitte um schriftliche Bestätigung samt Beendigungsdatum.

Ausfüllfelder: Absender, Mitgliedsnummer, Datum, Unterschrift

Trage bei Absender deine vollständigen Kontaktdaten ein, damit das Studio dich eindeutig zuordnen kann. Die Mitgliedsnummer ist der wichtigste Referenzpunkt – sie verhindert Verwechslungen und beschleunigt die Bearbeitung.

Das Datum ist relevant für die Fristenberechnung und deinen Zugangsnachweis. Bei Postbriefen empfiehlt sich zusätzlich der Poststempel und eine Sendungsnummer. Eine Unterschrift ist bei E‑Mail nicht erforderlich, bei Postsendungen wirkt eine handschriftliche Unterschrift oft vertrauensbildend und erleichtert die interne Zuordnung.

Kündigungsfristen erläutert

Die Kündigungsfrist findest du in deinem Mitgliedsvertrag. Typisch sind ein bis drei Monate zum Monats-, Quartals- oder Laufzeitende. Bei Verträgen, die seit 2022 abgeschlossen wurden, verlängert sich der Vertrag nach der Erstlaufzeit oft nur noch auf unbestimmte Zeit, dann ist eine monatliche Kündigung mit kurzer Frist möglich. Prüfe daher genau, ob bei dir noch eine automatische Verlängerung um 12 Monate gilt oder bereits die flexiblere Regelung greift.

Beachte auch, dass manche Studios das Ende der Laufzeit an ein festes Datum knüpfen (z. B. 24 Monate ab Vertragsschluss) und eine späteste Eingangsfrist definieren (z. B. “spätestens 3 Monate vor Laufzeitende”). Wer zu spät kündigt, verlängert häufig ungewollt – dokumentierte Zugangszeitpunkte sind hier entscheidend.

Beispiele: 1, 3, 12 Monate und Vertragsverlängerung

Angenommen, dein Vertrag startete am 10.03.2023 mit 12 Monaten Laufzeit und 3 Monaten Kündigungsfrist zum Laufzeitende. Dann endet der Vertrag am 09.03.2024; deine Kündigung muss dem Studio spätestens am 09.12.2023 zugehen. Verpasst du den Termin, verlängert sich der Vertrag je nach Regelung, bei neueren Verträgen oft auf unbestimmte Zeit, kündbar mit 1‑monatiger Frist.

Bei 1‑monatiger Kündigungsfrist zum Monatsende (nach Erstlaufzeit) gilt: Geht dein Schreiben am 15.06. zu, endet der Vertrag regulär zum 31.07.. Bei 12 Monaten Frist (ältere Verträge) musst du extrem früh handeln – prüfe, ob diese Klausel noch wirksam ist oder ob neuere verbraucherfreundliche Regeln greifen. Halte dich im Zweifel an das frühestmögliche Kündigungsdatum und sichere den Zugangsnachweis.

Versand & Nachweis: E‑Mail, Einschreiben, persönliche Übergabe

Per E‑Mail kannst du in Textform wirksam kündigen, wenn deine Identität klar erkennbar ist. Bitte in jedem Fall um eine schriftliche Bestätigung innerhalb von 14 Tagen und speichere die gesendete E‑Mail samt Anhang als PDF. Für maximale Sicherheit nutze Einschreiben (Einwurf oder Rückschein) oder übergib dein Schreiben persönlich gegen Empfangsbestätigung am Counter.

• E‑Mail: schnell, kostenfrei; Nachweis via Gesendet‑Ordner, PDF‑Anhang, Lesebestätigung. Einschreiben: stärkerer Zugangsnachweis, Sendungsverfolgung. Persönliche Übergabe: unmittelbarer Empfangsbeleg, ideal mit Namenszeichen des Mitarbeiters.

Formulierungen für E‑Mail und Post

E‑Mail‑Betreff: Kündigung Mitgliedsnummer [XXX] zum nächstmöglichen Termin
E‑Mail‑Text (Kurzform):
„Guten Tag, hiermit kündige ich meinen Fitnessstudiovertrag (Mitgliedsnummer [XXX]) zum nächstmöglichen Termin. Bitte bestätigen Sie mir schriftlich das Beendigungsdatum sowie die Einstellung weiterer Abbuchungen. Das Kündigungsschreiben finden Sie im PDF‑Anhang. Vielen Dank.“

Post‑Begleitzeile: „Kündigung – Mitgliedsnummer [XXX], bitte Eingangsbestätigung.“
Hinweis im Brief: „Bitte bestätigen Sie mir das Beendigungsdatum innerhalb von 14 Tagen und stellen Sie SEPA‑Abbuchungen nach Vertragsende ein.“

Sonderkündigung: Gründe & notwendige Nachweise

Eine Sonderkündigung setzt einen wichtigen Grund voraus, der es dir unzumutbar macht, den Vertrag fortzuführen. Dazu zählen etwa langfristige Erkrankungen mit Trainingsunfähigkeit, ein berufsbedingter Umzug ohne zumutbare Studioalternative oder erhebliche Leistungsänderungen (z. B. Schließung wesentlicher Bereiche). Ohne Nachweise ist die Erfolgsaussicht oft gering, daher gehört eine saubere Dokumentation dazu.

Tipp: Kündige zeitnah ab Kenntnis des wichtigen Grundes, schildere die Sachlage kurz, füge Belege hinzu und bitte um schnelle schriftliche Bestätigung. Lehnt das Studio ab, reagiere mit sachlichen Gegenargumenten, liefere weitere Belege nach und suche bei Bedarf rechtliche Beratung (z. B. Verbraucherzentrale).

Welche Belege helfen (Ärztliches Attest, Ummeldebestätigung)

Bei Krankheit überzeugt ein ärztliches Attest, das eine dauerhafte oder langfristige Trainingsunfähigkeit bestätigt (ohne sensible Diagnosen). Bei Umzug hilft eine Ummeldebestätigung oder ein neuer Mietvertrag, ergänzt um einen Entfernungsnachweis zur nächsten Filiale. Bei Leistungsänderungen dokumentierst du Fotos, Mitgliederschreiben und Zeitpunkte der Änderungen. Je lückenloser deine Belege, desto höher die Erfolgschancen.

Checkliste vor Versand

• Vorlage ausgefüllt: Name, Adresse, Mitgliedsnummer, Datum vollständig?
• Richtiges Kündigungsdatum bzw. „zum nächstmöglichen Termin“ enthalten?
• Beigefügt: Nachweise (bei Sonderkündigung) als PDF‑Anhang oder Kopie?
• Versandweg gewählt: E‑Mail mit PDF, Einschreiben oder persönliche Übergabe?
• Zugangsnachweis gesichert (Sendungsnummer, Empfangsbestätigung, Screenshots)?
• Um schriftliche Bestätigung und Abbucht‑Stopp gebeten?
• Optional: SEPA‑Mandat widerrufen ab Vertragsende und Kontoauszüge prüfen?
• Eigene Ablage: Kopien, Mails, Belege und Notizen in einem Ordner gesammelt?

Extra‑Tipp: Vertragsübertragung als Alternative

Wenn Fristen knapp sind, kann eine Vertragsübertragung helfen: Du übergibst den Vertrag an eine Ersatzperson, die die restliche Laufzeit übernimmt. Viele Studios erlauben das gegen eine Gebühr und Bonitätsprüfung. So vermeidest du lange Restlaufzeiten, und das Studio verliert keinen Umsatz.

Eine schlanke Mustervereinbarung kann die Abwicklung beschleunigen:
„Zwischen [dein Name] und [Name Nachfolger/in] wird die Übernahme des Fitnessstudiovertrags (Mitgliedsnummer [XXX]) zum [Datum] vereinbart. Das Studio [Name] wird um Zustimmung gebeten. Mit Wirksamwerden übernimmt [Nachfolger/in] sämtliche Rechte und Pflichten aus dem Vertrag. Eventuelle Vorauszahlungen werden intern anteilig ausgeglichen.“
Lege das dem Studio vor und bitte um schriftliche Zustimmung. Ergänze ggf. eine Rückerstattungsvereinbarung, falls du im Voraus gezahlt hast und der Nachfolger ab einem Stichtag übernimmt.

Extra‑Tipp: Digitale Beweissammlung (Timeline‑PDF)

Eine Timeline‑PDF bündelt alle relevanten Ereignisse und Belege in einer übersichtlichen Chronologie – ideal bei Sonderkündigungen oder Streit über Fristen. Führe Datum, Ereignis und Belegreferenz auf, etwa: „15.02.: Attest erhalten (Anlage A)“, „28.02.: Kündigung gesendet (Einwurf‑Einschreiben, Sendungs‑ID XYZ)“, „01.03.: Antwort des Studios (E‑Mail, Anlage B)“. Das schafft Transparenz und spart Zeit im Dialog.

• Bausteine der Timeline: Ereignisliste, PDF‑Scans deiner Nachweise, Screenshots (E‑Mails, App‑Mitteilungen), Fotos/Videos (wenn relevant), Versandbelege, kurze Stellungnahme zum Kernargument. Exportiere alles als eine PDF und verschicke sie auf Anfrage oder lege sie einem Widerspruch bei.

Schritt 1: Sammle alle Belege in einem Projektordner.
Schritt 2: Nummeriere Anlagen und erstelle eine chronologische Liste.
Schritt 3: Exportiere als ein PDF und sichere eine Kopie in der Cloud.

Extra‑Tipp: QM‑konforme eSignatur und Rückerstattungsvereinbarung

Eine Kündigung ist in Textform zulässig – eine qualifizierte Signatur ist dafür nicht nötig. In heiklen Fällen kann eine qualifizierte eIDAS‑Signatur (QES) aber sinnvoll sein, um deine Identität rechtssicher zu belegen (z. B. bei strittigen Sonderkündigungen). Nutze einen vertrauenswürdigen Anbieter, signiere das PDF und verweise im E‑Mail‑Text auf die qualifizierte Signatur.

Bei vorzeitigem Ausstieg lohnt sich oft eine einvernehmliche Lösung. Frage proaktiv nach einer Rückerstattungsvereinbarung für nicht nutzbare Zeiträume oder bereits gezahlte Servicepauschalen. Kurzformel: „Das Studio erstattet mir anteilig ab [Datum] [Betrag/Prozentsatz] gegen sofortige Vertragsbeendigung; beide Parteien verzichten auf weitere Ansprüche.“ Mit einer klaren, schriftlichen Vereinbarung und Endabrechnung vermeidest du langwierige Auseinandersetzungen.

Kurz beantwortet – häufige Fragen: Du kannst nicht jederzeit kündigen; die ordentliche Kündigung folgt der vertraglichen Frist. Eine E‑Mail‑Kündigung ist gültig, der Zugangsnachweis bleibt entscheidend. Eine außerordentliche Kündigung ist nur bei wichtigem Grund möglich (z. B. Krankheit, Umzug, Vertragsverstöße) und sollte mit Belegen untermauert werden. Prüfe deine Kündigungsfrist im Vertrag; gängig sind 1–3 Monate. Einschreiben mit Rückschein ist ein starker Nachweis; Alternativen sind persönliche Übergabe oder E‑Mail mit Bestätigung. Nach Kündigung widerrufe bei Bedarf das SEPA‑Mandat zum Vertragsende.

Was, wenn das Studio nicht reagiert oder ablehnt? Sammle Nachweise, setze eine angemessene Frist zur Bestätigung (z. B. 14 Tage) und verweise auf deine Zugangsdokumente. Bleibt die Bestätigung aus oder wird die Kündigung unberechtigt zurückgewiesen, wende dich an die Verbraucherzentrale oder einen Rechtsbeistand. Häufig hilft bereits ein sachliches Schreiben mit Timeline‑PDF und dem Hinweis auf eindeutige Fristen. So setzt du deine Kündigung effizient durch.