Grundbuchauszug anfordern – schnell & sicher

Kurzüberblick: Was ist ein Grundbuchauszug?

Ein Grundbuchauszug ist die offizielle Abschrift der Eintragungen zu einem Grundstück oder einer Wohnung im Grundbuch. Er zeigt dir, wem das Grundstück gehört, welche Rechte und Lasten bestehen und ob Grundschulden, Wegerechte oder andere Eintragungen vermerkt sind. Der Auszug ist in das Bestandsverzeichnis und die Abteilungen I–III gegliedert: In Abteilung I steht der Eigentümer, in Abteilung II stehen Lasten und Beschränkungen (z. B. Nießbrauch), in Abteilung III Grundpfandrechte (z. B. Hypothek oder Grundschuld).

Wichtig: Das Grundbuch ist kein Kataster. Das Liegenschaftskataster erfasst die tatsächliche Lage und Größe eines Flurstücks, das Grundbuch die rechtliche Zuordnung. Für den Antrag auf einen Auszug brauchst du meist beides: die korrekte Adresse bzw. Flurstücksdaten aus dem Kataster und die Zuordnung zum zuständigen Grundbuchamt.

Wenn du einen Grundbuchauszug beantragen willst, unterscheide zwischen unbeglaubigter Abschrift (nur zur Information) und beglaubigtem/amtlichem Ausdruck (für Bank, Notar, Verkauf). Ein aktueller Auszug ist oft nur wenige Wochen „frisch“, weil Banken und Notariate in der Regel einen aktuellen Stand verlangen.

Wer darf einen Auszug beantragen?

Grundbuchdaten sind aus Datenschutzgründen nicht frei zugänglich. Nur Personen mit Berechtigung oder nachweisbarem berechtigten Interesse erhalten Einsicht oder einen Auszug. Das dient dem Schutz der Eigentümer und verhindert, dass sensible Vermögensinformationen in falsche Hände gelangen.

Eigentümer vs. Dritte

Als Eigentümer kannst du jederzeit einen Grundbuchauszug bestellen. Du weist dich gegenüber dem Grundbuchamt mit Personalausweis oder Reisepass aus; je nach Bundesland kann zusätzlich eine Kopie des letzten Grundsteuerbescheids oder Kauvertrags helfen, dich schneller zuzuordnen. Auch Notare, Gerichte, Behörden und Banken, die in amtlicher Funktion handeln, sind berechtigt.

Dritte, wie Makler oder Kaufinteressenten, benötigen eine Vollmacht Grundbuch des Eigentümers oder müssen ein berechtigtes Interesse nachweisen. Ein Makler kann z. B. mit Maklervertrag und Vollmacht agieren. Ein Gläubiger weist sein Interesse häufig über einen Vollstreckungstitel nach. Reine Neugier („Ich möchte wissen, wem das Haus gehört“) genügt nicht und wird abgelehnt.

Nachweis des berechtigten Interesses

Das berechtigte Interesse ist der Dreh‑ und Angelpunkt, wenn du nicht Eigentümer bist. Akzeptierte Nachweise sind u. a. ein konkreter Kaufvertragsentwurf, eine schriftliche Finanzierungsanfrage der Bank, eine Vollmacht mit unterschriebener Zustimmung des Eigentümers, ein Erbschein oder ein gerichtlicher Beschluss. Oft verlangen die Grundbuchämter zusätzlich, dass du den Zweck kurz erläuterst – etwa „Vorlage für Finanzierungsgespräch bei XY‑Bank“ oder „Nachlassabwicklung nach Todesfall“. Je klarer und belegter deine Begründung, desto schneller geht die Bearbeitung und desto eher bekommst du den gewünschten Auszug.

Welche Auszüge gibt es?

Beim Auszug unterscheiden sich Form, Beweiskraft und Verwendungszweck. Für einfache Informationen reicht meist eine unbeglaubigte Abschrift; offizielle Vorgänge erfordern eine höherwertige Form.

Unbeglaubigt, beglaubigt, amtlicher Ausdruck

• Unbeglaubigte Abschrift: Für dich zur Information, zur internen Prüfung oder zur Vorbereitung eines Verkaufs. Meist günstiger und schneller, aber ohne Beweiskraft gegenüber Dritten.
• Beglaubigter Grundbuchauszug: Mit Stempel/Siegel des Grundbuchamts oder elektronisch qualifiziert signiert; wird für Banken, Notare und Gerichte benötigt, z. B. bei Grundschuldbestellung oder Beurkundung.
• Amtlicher Ausdruck aus dem elektronischen Grundbuch: In elektronisch geführten Grundbüchern ersetzt der amtliche Ausdruck den klassischen beglaubigten Auszug. Er hat Urkundsqualität, wird häufig als Papierausdruck mit Siegel versendet; vereinzelt auch als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur (qES).
• Online‑Grundbuchauszug: Das meint nicht immer die sofortige PDF‑Lieferung. Viele Länderportale nehmen den Antrag online an, der Auszug kommt aus Datenschutzgründen trotzdem per Post. Prüfe vorab, ob dein Bundesland einen elektronischen amtlichen Ausdruck als signierte Datei zulässt.

Zuständigkeit und Formulare

Zuständig ist das Grundbuchamt am Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt – nicht dein Wohnort. In Stadtstaaten oder großen Städten kann es zentrale Registergerichte geben. Du findest das richtige Amt über die Justizportale der Länder, Service-BW, Justiz NRW & Co. oder über das Amtsgerichtsverzeichnis. Wenn du unsicher bist, frag beim örtlichen Katasteramt/Liegenschaftskataster nach, sie kennen die Zuordnung.

Online‑Formular, Justizpostfach, schriftlicher Antrag, persönlicher Gang

Viele Bundesländer bieten sichere Online‑Formulare über ihr Servicekonto an. Du identifizierst dich mit eID (neuer Personalausweis), BundID oder ELSTER, lädst Nachweise hoch und bestellst den Auszug. Alternativ geht es klassisch per Post: Formular oder formloses Anschreiben, Kopie des Ausweises und Nachweise beilegen. Der persönliche Gang zur Rechtsantragstelle ist möglich und sinnvoll, wenn du Fragen klären oder die Unterlagen direkt vorzeigen willst.

Für Profis wie Rechtsanwälte, Notare oder Behörden ist das Justizpostfach (EGVP, beA, beBPo, eBO) üblich. Privatpersonen können in manchen Ländern über das elektronische Bürger‑ und Organisationenpostfach (eBO) kommunizieren. Akzeptiert wird je nach Gericht auch eine qualifiziert elektronisch signierte PDF. Erkundige dich vorher, ob dein Grundbuchamt E‑Anträge zulässt und in welcher Form die Gebühren abgerechnet werden (Rechnung, ePayment, SEPA).

Direkt beim Grundbuchamt zu bestellen ist in der Regel günstiger und schneller als über Drittanbieter, die oft nur die gleiche Anfrage teurer weiterreichen. Wenn ein Portal keine eindeutige Amtsbezeichnung, keine transparente Gebührenübersicht und kein Impressum des Justizträgers zeigt, bestell lieber über das offizielle Landesportal.

Schritt‑für‑Schritt: Antrag ausfüllen und einreichen

Der Antrag ist leichter, als er klingt. Ziel ist, das Grundstück eindeutig zu identifizieren und deine Berechtigung zu belegen.

Schritt 1: Zuständiges Grundbuchamt bestimmen. Prüfe anhand der Grundstückslage, welches Amtsgericht/Grundbuchamt zuständig ist. Notiere Grundbuchbezirk, Gemarkung und – wenn vorhanden – die Grundbuchblattnummer.

Schritt 2: Art des Auszugs wählen. Entscheide, ob du eine unbeglaubigte Abschrift oder einen beglaubigten/amtlichen Ausdruck brauchst. Für Bank, Notar, Erbschaftsangelegenheiten nimm die beglaubigte Variante.

Schritt 3: Grundstück eindeutig bezeichnen. Möglich sind Adresse, Grundbuchbezirk, Gemarkung, Flur, Flurstücksnummer und idealerweise die Grundbuchblattnummer. Wenn Letztere fehlt, helfen Angaben aus dem Liegenschaftskataster oder eine Skizze/Flurkarte, damit das Amt das Blatt findet.

Schritt 4: Berechtigung darlegen. Füge Kopien von Ausweis und Nachweisen bei: Kaufvertragsentwurf, Finanzierungsanfrage, Erbschein, Vollmacht mit unterschriebener Zustimmung. Je klarer der Zweck und je „enger“ der Bezug, desto reibungsloser die Bewilligung.

Schritt 5: Versand und Zahlung klären. Teile mit, ob du den Auszug per Post erhalten möchtest (Standard) oder – falls möglich – elektronisch. Prüfe, ob Vorkasse nötig ist. Gib deine Rechnungsanschrift an und, falls verlangt, dein Aktenzeichen.

Schritt 6: Antrag absenden. Online über das Landesportal, per EGVP/eBO mit qES oder klassisch per Post. Bewahre Einlieferungsbeleg bzw. Eingangsbestätigung auf. Plane mehrere Werktage Bearbeitungszeit ein.

Musterangaben, nötige Dokumente, Porto & Versand

Ein kurzes Muster hilft dir beim Formulieren:

„Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit beantrage ich einen beglaubigten Grundbuchauszug (amtlicher Ausdruck) zum Grundstück Musterstraße 12, 12345 Musterstadt, Grundbuch von Musterstadt, Blatt (falls bekannt) 1234, Gemarkung Musterstadt, Flur 5, Flurstück 123/4. Ich bin Eigentümer (Anlage: Kopie Personalausweis). Alternativ: Ich beantrage den Auszug zur Vorlage bei der XY‑Bank (Anlage: Finanzierungsbestätigung) sowie Vollmacht des Eigentümers Max Mustermann. Bitte senden Sie den Auszug an untenstehende Anschrift. Mit der Erhebung der Gebühren bin ich einverstanden. Mit freundlichen Grüßen …“

Nötige Dokumente sind typischerweise eine gut lesbare Ausweiskopie, Nachweise zum berechtigten Interesse (Kaufvertrag/Vorvertrag, Erbschein, Vollstreckungstitel), ggf. Vollmacht mit beglaubigter Unterschrift und bei Unternehmen ein Handelsregisterauszug. Manche Gerichte akzeptieren eine qualifiziert elektronisch signierte Vollmacht; kläre die Formvorgaben vorab telefonisch oder per Mail.

Zum Versand: Meist kommt der Ausdruck als DIN‑A4‑Brief mit Gebührenrechnung. Für eilige Fälle kannst du auf Abholung oder Expressversand hinweisen, rechtlich besteht aber kein Anspruch auf Bevorzugung. Wenn du frankierte Rückumschläge beilegst, beschleunigt das selten – wichtiger sind vollständige Angaben. Für elektronische Zustellung gilt: Nur wenige Gerichte versenden einen qES‑signierten PDF‑Ausdruck; verlassen kannst du dich darauf nicht.

Gebühren und Bearbeitungszeit

Die Kosten für einen Grundbuchauszug richten sich nach der Art des Auszugs und landesrechtlichen Gebührenordnungen (meist an das GNotKG angelehnt). Erfahrungswerte: Für eine unbeglaubigte Abschrift zahlst du etwa 10 Euro, für einen beglaubigten oder amtlichen Ausdruck etwa 20 Euro. Zusätzliche Gebühren können bei umfangreichen Blättern (viele Seiten), für Kopien historischer Inhalte oder für Porto anfallen. Einige Landesportale bieten ePayment; häufiger kommt die Rechnung mit dem Auszug.

Die Bearbeitungszeit liegt in der Regel bei einigen Werktagen, in Auslastungsspitzen auch bei ein bis zwei Wochen. Online eingereichte und gut belegte Anträge gehen oft schneller durch den Prüfprozess. Verzögerungen entstehen meist durch unklare Angaben (fehlende Blattnummer, falscher Bezirk), fehlende Nachweise für das berechtigte Interesse oder Rückfragen zum Datenschutz. Wenn du einen fixen Notartermin hast, weise freundlich darauf hin – garantieren kann das Amt eine Beschleunigung nicht, aber es hilft bei der Priorisierung.

Nutzung: Verkauf, Finanzierung, Erbschaft

Beim Verkauf fordert der Notar einen aktuellen, beglaubigten oder amtlichen Grundbuchauszug, um Eigentumsverhältnisse und Belastungen zu prüfen. Makler nutzen unbeglaubigte Abschriften für Exposés und vorbereitende Gespräche, für Kaufpreisverhandlungen braucht es aber meist den amtlichen Ausdruck.

Bei der Finanzierung verlangt deine Bank fast immer einen beglaubigten Auszug, oft nicht älter als vier bis zwölf Wochen. Hintergrund ist die beabsichtigte Grundschuldbestellung: Die Bank will Klarheit, ob vorrangige Belastungen bestehen und wie die Rangfolge aussieht. Manche Banken akzeptieren elektronische amtliche Auszüge mit qES; frag vorher, was genau anerkannt wird.

In Erbfällen brauchst du zum Nachweis von Ansprüchen gegenüber Versicherungen, Banken oder dem Nachlassgericht häufig einen aktuellen Auszug. Zusammen mit Erbschein oder Testamentsvollstreckerzeugnis lässt sich damit belegen, wer verfügungsbefugt ist. Auch bei Nachbarschaftsfragen (z. B. Wegerecht, Leitungsrecht) ist der Blick in Abteilung II des Grundbuchs oft der Schlüssel, um alte Dienstbarkeiten korrekt zu interpretieren.

Häufige Fehler und wie vermeiden

• Fehlender Nachweis des „berechtigten Interesses“: Lege mindestens einen konkreten Beleg (z. B. Kaufvertragsentwurf, Bankschreiben, Vollmacht) bei, sonst wird der Antrag abgelehnt.
• Falsches Grundbuchamt: Entscheidend ist die Lage des Grundstücks, nicht dein Wohnort; prüfe Bezirk und Gemarkung.
• Unpräzise Objektangaben: Ohne Grundbuchbezirk, Gemarkung und idealerweise Flur/Flurstück verzögert sich die Suche nach dem Blatt.
• Falsche Auszugsart: Für Bank/Notar immer beglaubigt/amtlich bestellen; unbeglaubigt ist rein informativ.
• Fehlende Vollmacht bei Drittantrag: Für fremde Grundstücke brauchst du eine schriftliche Vollmacht, oft mit beglaubigter Unterschrift.
• Veraltete Auszüge: Prüfe das Datum; viele Empfänger verlangen einen aktuellen Stand.
• Überteuerte Drittportale: Bestelle direkt beim Grundbuchamt oder über das Landesportal; spare Gebühren und Zeit.
• Unklare Versand-/Zahlungsangaben: Gib Rechnungsanschrift, Aktenzeichen und gewünschte Versandart sauber an.

Extra‑Tipp: Grundbuchblattnummer finden (Liegenschaftskataster)

Du kennst die Grundbuchblattnummer nicht? Kein Drama. Mit den richtigen Katasterdaten lässt sie sich häufig herleiten oder beim Amt erfragen. Das Liegenschaftskataster (ALKIS) und kommunale Geoportale zeigen dir Gemarkung, Flur und Flurstücksnummer. Diese Angaben reichen oft, um das zuständige Blatt im Grundbuch zu bestimmen.

Für eine schnelle Eigenrecherche hältst du dich an eine pragmatische „Schnellprüfung“:

• Rufe das Geoportal deines Bundeslands oder deiner Kommune auf, suche die Adresse und notiere Gemarkung, Flur und Flurstück.
• Prüfe im Portal, ob eine Grundbuchzuordnung angezeigt wird (manche Karten geben Hinweise auf Grundbuchbezirk).
• Hast du mehrere Flurstücke am selben Standort, notiere alle Nummern; oft liegen sie auf einem gemeinsamen Grundbuchblatt.
• Frage beim Katasteramt telefonisch nach, welches Grundbuchamt für diese Gemarkung zuständig ist; sie nennen dir keine Eigentümerdaten, aber die Zuordnung.
• Reiche den Antrag beim Grundbuchamt mit den Katasterangaben ein; vermerke, dass die Blattnummer unbekannt ist und bitte um Ermittlung.

Praxisnaher Tipp: Füge deinem Antrag einen Ausdruck der Flurkarte oder einen Screenshot aus dem Geoportal bei. Mit einer eindeutigen Lagegrafik finden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das richtige Blatt schneller – besonders in Straßen mit vielen Teilungen oder wenn die Hausnummer abweichend geführt wird.

Extra‑Tipp: Vollmacht digital vorbereiten (qES)

Wenn du für jemand anderen den Auszug bestellst, brauchst du eine Vollmacht Grundbuch. Digital klappt das, wenn die Justizstelle qualifiziert elektronisch signierte Dokumente akzeptiert. Die qualifizierte elektronische Signatur (qES) ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (eIDAS). Du kannst sie über Signaturdienste mit Ident‑Verfahren (z. B. eID, Videoident) erstellen. Achte darauf, dass die Signaturprüfung durch das Gericht möglich ist und der Zeitstempel korrekt ist.

Allerdings akzeptieren nicht alle Grundbuchämter qES‑Vollmachten in Bürgerverfahren. Manche verlangen weiterhin die Originalvollmacht mit beglaubigter Unterschrift (z. B. durch Bürgeramt oder Notar), insbesondere wenn sensible Belastungen betroffen sind. Kläre daher vorab telefonisch die gewünschte Form. Ein praxistauglicher Mittelweg: Lass dir die Vollmacht im Original unterschreiben und beglaubigen, scanne sie zur Vorabprüfung ein und kündige im Antrag an, dass das Original per Post folgt. So verlierst du keine Zeit und erfüllst die Formvorgaben zuverlässig.

Extra‑Tipp: Mehrere Flurstücke in einem Antrag zusammenfassen

Mehrere Flurstücke gehören oft zu einem Eigentumskomplex – etwa Haus plus Garten oder mehrere Stellplätze. Häufig sind sie auf einem einzigen Grundbuchblatt vereint. In diesem Fall deckt ein einziger Auszug alle Flurstücke ab. Du sparst Gebühren und vermeidest doppelten Verwaltungsaufwand. Im Antrag solltest du alle betroffenen Flurstücke und Gemarkungen aufführen und – falls bekannt – das gemeinsame Blatt nennen.

Achte darauf: Liegen die Flurstücke auf unterschiedlichen Grundbuchblättern (z. B. weil sie in verschiedenen Gemarkungen liegen oder historisch getrennt sind), brauchst du für jedes Blatt einen eigenen Auszug. Dasselbe gilt bei Eigentumswohnungen in einer WEG und getrennten Teileigentümern – hier hat jede Einheit meist ein eigenes Blatt. Eine kurze Rückfrage beim Grundbuchamt lohnt sich, wenn du unsicher bist, ob ein oder mehrere Blätter betroffen sind.

Kurze Checkliste vor Absenden

• Zuständiges Grundbuchamt nach Lage des Grundstücks geprüft.
• Art des Auszugs gewählt (unbeglaubigt vs. beglaubigt/amtlich).
• Grundstück eindeutig bezeichnet (Adresse, Gemarkung, Flur, Flurstück, ggf. Blattnummer).
• Berechtigung belegt (Ausweis, Vollmacht, Nachweis des berechtigten Interesses).
• Bei mehreren Flurstücken geprüft, ob ein gemeinsames Grundbuchblatt existiert.
• Versand- und Zahlungsweg angegeben, Kontaktdaten lesbar.
• Terminbedarf (z. B. Notartermin) genannt, wenn vorhanden.

Mit diesen Schritten bestellst du deinen Grundbuchauszug zielgerichtet, seriös und ohne teure Umwege. So weißt du schnell und sicher, was im Grundbuch steht – und hast die passende Form für Verkauf, Finanzierung oder Nachlass in der Hand.