Instandhaltungsrücklage

Mit einer Instandhaltungsrücklage können Eigentümergemeinschaften Rücklagen für zukünftige Reparaturen und Modernisierungen bilden. Die Höhe der Rückstellungen soll durch möglichst genaue Berechnungen die Kosten für Sanierungen abbilden und wird pro Quadratmeter Wohnfläche auf die Wohnungseigentümer umgelegt. Die Eigentümerversammlung muss dem Notgroschen für das gemeinschaftliche Eigentum zustimmen, denn gesetzliche Pflicht ist die Instandhaltungsrücklage nicht.

Was ist eine Instandhaltungsrücklage?

Wichtiges Instrument bei Eigentümergemeinschaften

Eine Instandhaltungsrücklage wird von den gemeinschaftlichen Eigentümern eines Wohngebäudes angespart und kommt eigentlich nur bei Eigentumswohnungen zum Einsatz. Ziel ist es, finanzielle Engpässe bei zukünftigen Reparaturen zu vermeiden und dafür das aufgebaute Verwaltungsvermögen zu nutzen. Abgeführt wird der Betrag von allen Wohnungseigentümern monatlich, damit später auch teure Instandsetzungsmaßnahmen bezahlt werden können.

Auch Hausbesitzer können Rücklagen für Reparaturen bilden, um spätere Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Dazu können Sie zum Beispiel einen Bausparvertrag nutzen, um regelmäßig Geld für Instandsetzungen anzusparen.

Instandhaltungsrücklage soll gemeinsames Eigentum abdecken

Als Wohnungseigentümer gehört Ihnen nicht nur die Wohnstätte selbst, sondern ebenfalls ein Teil des Grundstücks, Dachs oder Kellers. Für diese sind Instandhaltungsmaßnahmen notwendig, die von den Eigentümern bezahlt werden müssen. Im Gegensatz zum Sondereigentum, den Eigentumswohnungen, sind alle Miteigentümer gemeinsam für die Modernisierung des Gemeinschaftseigentums verantwortlich.

Damit es bei anfallenden Renovierungen keinen Liquiditätsengpass von einzelnen Miteigentümern geben kann, muss regelmäßig die Instandhaltungsrücklage abgeführt werden. Durch das Ansparen eines Notgroschens für Heizung oder Dach können notwendige Sanierungen schnell und unkompliziert umgesetzt werden.

Teile des gemeinschaftlichen Eigentums:

• Tiefgarage
• Garten
• Aufzug
• Dach
• Heizungsanlage

Wird als Teil des Hausgeldes abgerechnet

Als Hausgeld werden die laufenden Kosten von Wohnungseigentümern bezeichnet, die auch nach dem Kauf einer Immobilie geleistet werden müssen. Dazu gehören neben der Instandhaltungsrücklage Strom, Abfall, Heizkosten oder Gebäudeversicherungen. Abgerechnet wird das Hausgeld monatlich, damit die anfallenden Kosten der Eigentümergemeinschaft gedeckt werden können.

Im Gegensatz zu den Betriebskosten einer Eigentumswohnung kann die Instandhaltungsrücklage nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Angemessene Instandsetzungsrücklage ist Pflicht

Eine gesetzliche Pflicht für die Rückstellung von Vermögen zur Instandhaltung von gemeinschaftlichem Eigentum besteht eigentlich nicht. Im Wohnungseigentumsgesetz ist lediglich von einer angemessenen Instandhaltungsrücklage die Rede. Aus § 21 Abs. 4 WEG ergibt sich jedoch ein Anspruch auf ordentliche Verwaltung, die von einem Wohnungseigentümer eingeklagt werden kann.

So hat zum Beispiel das Amtsgericht Neustadt am Rübenberge in einem Urteil (Az. 20 C 687/14) beschlossen, dass eine zu geringe Ansammlung der Rücklage den Prinzipien einer ordnungsgemäßen Hausverwaltung widerspricht. Für Instandhaltungen wurde ein Betrag von 2,50 pro Quadratmeter jährlich in diesem Fall als unzureichend von den Richtern abgelehnt.

Deshalb sollte die Wohnungseigentümerschaft für den Erneuerungsfond dem Jahreswirtschaftsplan des Hausverwalters folgen, damit der Beschluss von allen Eigentümern akzeptiert wird.

Höhe der Instandhaltungsrücklage ermitteln

Formeln sollen zukünftige Kosten realistisch abbilden

Für einen Überblick über abzusehende Modernisierungen und anfallende Kosten wird vom Immobilienverwalter ein Jahreswirtschaftsplan erstellt. Darin fließen der aktuelle bauliche Zustand der Wohnanlage sowie Renovierungen, die von der Eigentümergemeinschaft geplant sind, ein. Zur Ermittlung der Höhe der Instandhaltungsrückstellung wird in vielen Fällen die Peterssche Formel benutzt. Mit dieser empirischen Formel kann die nötige Ansparung für den Reparaturfond abgeschätzt werden.

Dazu werden die Baukosten für das Gebäude mit 1,5 multipliziert und durch 80 Jahre geteilt. Mit der Bemessung der Petersschen Formel wird davon ausgegangen, dass die 1,5-fache Summe der Herstellungskosten über einen Zeitraum von 80 Jahren für Instandsetzungsmaßnahmen nötig ist. Da die Instandhaltungsrücklage aber nur für das Gemeinschaftseigentum gelten soll, müssen noch die Kosten für den Unterhalt der Eigentumswohnungen abgezogen werden. Dazu wird in den meisten Fällen ein Anteil von 70 % des Gemeinschaftseigentums an den Gesamtsanierungskosten angenommen und dieser Prozentsatz anschließend auf die Immobilienbesitzer umgelegt.

Bei älteren Gebäuden können die Herstellungskosten allerdings nicht exakt abgeschätzt werden, sondern basieren auf Annahmen. Deshalb ist in diesem Fall keine genaue Einschätzung durch die Peterssche Formel möglich. Stattdessen kann zum Beispiel ein Puffer von knapp 1 % des Kaufpreises pro Jahr für die Instandhaltung eingeplant werden, der die voraussichtlichen Sanierungen abdecken sollte. Ebenfalls kann ein Blick in das zweite Wohnungsbaugesetz bzw. die zweite Berechnungsverordnung (2. BV) helfen, in der angemessene Instandhaltungskosten für Wohnungen aufgeschlüsselt sind.

Pro Quadratmeter Wohnfläche gilt laut Paragraf § 28 Abs. 2:

• „für Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres weniger als 22 Jahre zurückliegt, höchstens 7,10 Euro,“
• „für Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres mindestens 22 Jahre zurückliegt, höchstens 9 Euro,“
• „für Wohnungen, deren Bezugsfertigkeit am Ende des Kalenderjahres mindestens 32 Jahre zurückliegt, höchstens 11,50 Euro.“

Wer entscheidet über die Höhe?

Über die letztendliche Höhe der Instandhaltungsrücklage stimmt die Eigentümerversammlung auf Grundlage des Jahreswirtschaftsplans der Hausverwaltung ab. Für die Abstimmung wird lediglich eine einfache Mehrheit benötigt, um die Rückstellungen zu beschließen. Allerdings kann die Höhe des monatlichen Sparbetrags bei der nächsten Eigentümerversammlung gesenkt oder erhöht werden, wenn sich dafür eine Mehrheit findet. Bei einem Eigentümerwechsel mehrere Wohnungen können die neuen Immobilienbesitzer sich so auf eine andere Summe für Rückstellungen einigen.

Regelmäßige Evaluierungen nötig

Die Möglichkeit einer Anpassung der Instandhaltungsrücklage sollte von den Wohnungseigentümern bzw. von der Hausverwaltung regelmäßig evaluiert werden. So kann es sein, dass die wirklichen Instandhaltungskosten unter den Schätzungen der Eigentümergemeinschaft liegen, wodurch das Verwaltungsvermögen weniger beansprucht wird.

Oder die zukünftigen Reparaturen werden voraussichtlich teurer, sodass die Instandhaltungsrücklage steigen sollte. Lassen Sie regelmäßig die Annahmen für Reparaturkosten am Gebäude überprüfen, damit es später nicht zu Überraschungen kommt. Durch den einfachen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung lässt sich die Höhe der Rückstellungen flexibel anpassen.

Wie wird die Instandhaltungsrücklage aufgeteilt?

Durch den ermittelten Hauswirtschaftsplan des Hausverwalters können die berechneten Instandhaltungskosten für jede Eigentumswohnung zugeteilt werden. Diese fallen je Quadratmeter Wohnfläche an, sodass bei mehr Wohnraum ein größerer Teil der Rückstellungen übernommen werden muss. Dadurch ist bei einer Immobilie mit 75 Quadratmetern ein höherer Anteil des Erneuerungsfonds als bei einer Wohnung mit 60 Quadratmetern zu tragen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass der Aufwand unter den Eigentümergemeinschaften gerecht aufgeteilt ist.

Wie wird die Instandhaltungsrücklage verwaltet?

Da Reparaturen an Wohnanlagen plötzlich notwendig sein können, müssen die Instandhaltungsrücklagen des Miteigentums schnellstmöglich verfügbar sein. Angelegt werden sollten die Gelder deshalb auf einem sicheren Festgeldkonto, das innerhalb kurzer Zeit gekündigt werden kann, falls dringende Renovierungen umgesetzt werden müssen.

Dabei ist zu beachten, dass Instandhaltungsrücklagen über eine Zweckbindung verfügen und nicht für kurzfristige Liquiditätsengpässe in anderen Bereichen des Gemeinschaftseigentums verwendet werden dürfen. Auf Beschluss der Eigentümerversammlung kann die Zweckbindung aber für einen vorher bestimmten Zeitraum aufgehoben werden.

Kann die Instandhaltungsrücklage steuerlich abgesetzt werden?

Da bei der Instandhaltungsrücklage vorerst nur Geldbeträge verschoben werden, können diese nicht steuerlich geltend gemacht werden. Wird das Geld jedoch später für Reparaturen ausgeben, können die bezahlten Summen zum Beispiel als Werbungskosten in die Steuererklärung einfließen. Bei der reinen Verwaltung des Geldes auf einem Konto können die Rückstellungen nicht steuerlich abgesetzt werden. Für die Abgeltungssteuer müssen allerdings erwirtschaftete Zinsen der Rückstellungen beachtet werden, die beim Finanzamt zu versteuern sind.

Was passiert, wenn die Instandhaltungsrücklage nicht ausreicht?

Sonderumlage als Alternative bei notwendigen Renovierungen

Auch wenn durch die Beschlüsse der Gemeinschaft das Ansparen von Rücklagen entschieden wurde, können unerwartete Reparaturen die Höhe des Verwaltungsvermögens übersteigen. So kann eine Zentralheizung vorzeitig kaputtgehen und einen hohen Aufwand für die Reparatur oder eine neue Anlage erfordern. In diesem Fall können die zusätzlichen Gelder durch Sonderumlagen erwirtschaftet werden.

Für die rechtliche Begründung der Sonderumlage kann § 16 Abs. 2 des Wohnungseigentumsgesetzes herangezogen werden. Ohne einen gemeinschaftlichen Beschluss der Eigentümerversammlung können die zusätzlichen Gelder für das Miteigentum jedoch nicht eingetrieben werden. Bei fehlendem Verwaltungsvermögen sollte der Hausverwalter deshalb umgehend die Einberufung einer Eigentümerversammlung einleiten.

Was passiert, wenn ein Eigentümer die Sonderumlage nicht bezahlen kann?

Bei Liquiditätsengpässen eines Eigentümers muss die Sonderumlage so berechnet sein, dass der Finanzierungsbedarf für die Instandhaltungsmaßnahme dennoch gedeckt werden kann. Wenn ein Eigentümer also aktuell nicht zahlen kann, müssen die anderen Besitzer einspringen. Allerdings verfallen die Ansprüche gegenüber der zahlungsunfähigen Partei nicht und können durch die Hausverwaltung über Mahnbescheid oder Klage eingetrieben werden.

Für den Beschluss zu einer Sonderumlage reicht nicht immer eine einfache Mehrheit. Für modernisierende oder bauliche Maßnahmen ist ein Beschluss mit doppelter Qualifizierung oder sogar die Einstimmigkeit der Immobilienbesitzer notwendig.

Getrennte Rücklagen für unterschiedliche Gebäudeteile möglich

Auf Wunsch kann eine Trennung der Instandhaltungsrücklage von den Immobilienbesitzern beschlossen werden. Dadurch gibt es mehrere Reparaturfonds anstatt nur einen Notgroschen für das Gemeinschaftseigentum. Möglich ist es zum Beispiel, die Instandhaltungen für Dach, Heizung oder Garten getrennt voneinander verwalten zu lassen. Sinnvoll ist dies jedoch selten, da von den Wohnungseigentümern Rücklagen für alle Maßnahmen gebildet werden müssen. Eine Trennung des Vermögens erfordert nur mehr Aufwand durch die Hausverwaltung, zumal manche Bereiche des Gemeinschaftseigentums überlappen.

Was passiert bei einem Wohnungsverkauf mit der Instandhaltungsrücklage?

Für einen Wohnungsverkauf kann es durch einen Job in einer anderen Stadt oder nicht altersgerechte Wohnräume viele Gründe geben. In diesem Fall gehen die Anteile an dem Reparaturfonds auf den neuen Eigentümer über. Ausgezahlt wird die Rücklage an den Verkäufer der Eigentumswohnung nicht, sodass der angesparte Betrag bei der Berechnung des Verkaufspreises miteinkalkuliert werden muss. Deshalb sollten die beiden Parteien vorher genau den Wert des Anteils am Verwaltungsvermögen auflisten, damit es sich im Kaufvertrag widerspiegeln kann.

Schauen Sie sich als Wohnungskäufer eine genaue Auflistung des aufgebauten Verwaltungsvermögens an, um dies in Ihre Berechnungen miteinfließen zu lassen. Überprüfen Sie ebenfalls, ob der angesparte Notgroschen für größere Reparaturen ausreicht oder eine Sonderumlage nötig wäre.

Zusammenfassung

Mit der Instandhaltungsrücklage wird sichergestellt, dass nötige Reparaturen ohne Verzögerungen am Gemeinschaftseigentum umgesetzt werden können. Dadurch ist die aktuelle Liquidität der Wohnungseigentümer kein Faktor, weil das Verwaltungsvermögen bereits im Voraus aufgebaut wurde. Die genaue Höhe der Rückstellungen bleibt der Eigentümerversammlung überlassen, sollte aber einer angemessenen Instandhaltung entsprechen.